Игорь Манн о том, как проводить совещания с пользой
Выдано в печать 2016-05-16
Игорь Манн: совещания
Как проводить эффективные совещания? Я вообще стараюсь избегать совещаний, но это первое правило эффективных совещаний – стараться их не организовывать. Если можно обойтись без совещания, можно обойтись звонком или можно обойтись скайп-разговором или просто электронной перепиской. Но если мне приходится принимать участие в совещании, у вас есть две роли, в которых вы можете участвовать в совещании. Первая роль – вы организатор, а вторая – вы участник. Ну, давайте сегодня поговорим про то, что вы – организатор. Я хочу поделиться с вами некоторыми советами, которые помогут вам в случае сделать совещание более эффективным.
Первое, у него должна быть обязательно повестка. Желательно посвятить совещание одному какому-то вопросу, цель нашего совещания – выход в новый город. Второе – попытайтесь пригласить людей на какое-то необычное время, не 17 часов, а на 17.15. ну и пообещайте, что совещание обязательно закончится без пяти 8, и соответственно, люди могут вовремя уйти домой. Вообще, я считаю, что самая плохая идея, которую могут себе позволить руководители компаний, это проводить совещания в не рабочее время, т.е. до 9 часов совещание не нужно проводить, после 18 часов тоже не нужно их проводить. В не рабочее время и в выходные дни проводить совещания, ну, если только стратегическая сессия.
Следующее: обязательно сделайте так, чтобы у вас был человек, который ведет протокол встречи, и после того, как встреча закончится, вы должны обязательно разослать повестку встречи, результаты встречи, результаты переговоров, результаты митинга всем присутствующим. И следующую встречу нужно обязательно начинать с того, что мы возвращаемся к этому протоколу, смотрим на то, какие договоренности были достигнуты, что мы сумели сделать. Самое главное еще раз, если совещание было посвящено какому-то одному вопросу, уходить с этого совещания с четким, понятным планом действий. Мы знаем, что мы делаем, мы знаем, когда мы делаем, мы знаем, кто это делает. И соответственно, очень важно, чтобы это совещание не превратилось просто в трату времени, а после него началась какая-то реальная работа.
Ну и последний совет, который я вам хочу дать, не знаю, воспользуетесь вы им или нет, попробуйте провести следующее совещание стоя. Невозможно, абсолютно невозможно быть голословным, лить воду и просто какие-то бла-бла-бла говорить, когда ты стоишь. Все просто чувствуют дискомфорт, и как только человек начинает переливать из пустого в порожнее, все на него начинают смотреть и говорить, давай конкретно, давай по существу. Так делал Берлускони, когда возглавлял премьер, был премьер-министром Италии. Я думаю, что вы можете попробовать сделать то же самое. Немножко такой вызов, но я думаю, что он всем понравится, в том числе и вам, потому что воды не будет никакой.
Резюмирую: совещание должно быть эффективным инструментом, иначе люди будут делать так, как я рассказывал вам в самом начале, они будут стараться их избегать. Я избегал не эффективных совещаний, потому что мои начальники не могли их правильно организовать. Не будьте таким начальником.
© Игорь Манн
